Как руководителю составить недельный план?

Функция руководителя вовсе не в том, чтобы управлять подчиненными, собирать отчеты или проводить планерки. Это инструменты.

На самом деле функция руководителя - внедрять улучшения, при которых отдел будет все лучше и лучше справляться с поставленными целями и задачами.

Но когда внедрять изменения, если времени совсем нет? Дело в том, что у руководителя и не должно хватать времени на все задачи. Всегда есть что-то, что можно улучшить и куда направить внимание. Поэтому хороший руководитель расставляет приоритеты и жертвует чем-то.

В нашем алгоритме мы будет начинать не с тех задач, которые сильнее бросаются в глаза, а с наиболее важных.

Используйте любой удобный инструмент:
• Календарь
• Блокнот (хотя необходимость стирать и дописывать многих может оттолкнуть).
• Канбан-доски (Trello, канбан в Битрикс24, Weeeek и другие).

Опытные руководители точно знают, что неделя - это период времени, в котором лучше не распылять усилия. Поэтому мы начнем планирование с постановки одной ГЛАВНОЙ ЦЕЛИ на неделю. Сокращенно назовем её "ГЦ".

Для постановки такой цели изучите стратегию вашей компании, вспомните про глобальные цели и проблемы, проконсультируйтесь со своим руководителем. Задайте ему такой вопрос:

• Как думаешь, на какой крупной цели мне лучше сконцентрироваться на этой неделе?

Сформулируйте ГЛАВНУЮ ЦЕЛЬ (ГЦ) и обязательно ее запишите.

Для того, чтобы за неделю достигнуть Главной Цели, вам нужно каждый день выполнять 1-2 ключевые задачи, которые потребуют значительного вложения сил и времени, а также глубокого фокуса.

Поэтому на втором шаге мы определяем задачи, которые обязательно приведут к выполнению недельной цели. Критерий обязательности очень важен, иначе можно попасть в ловушку и напридумывать задач, которые на самом деле не приводят к закрытию Главной Цели. Пример:

ГЦ: Возвратить двух потерянных Клиентов
Задача: Прочитать книгу по продажам
Задача: Обсудить цель с коллегами
Задача: Отрабатывать технику продаж 3 часа перед зеркалом.
Задача: Сделать 30 звонков по базе потерянных Клиентов

Такая формулировка задач с высокой вероятностью не приведет к выполнению Главной Цели. Лучше было бы сделать так:

ГЦ: Возвратить двух потерянных Клиентов
Задача: Вместе с отделом маркетинга запустить подогревающую емэйл- рассылку на 1000 компаний.
Задача: Написать скрипт, проверить его на 10 звонках, улучшить и отрабатывать 1 час с Димой.
Задача: Определить конверсию, с которой средний менеджер возвращает Клиента из базы потерянных.
Задача: Сделать в два раза больше звонков, чем нужно для возврата двух Потерянных Клиентов. Звонить по базе, подогретой рассылкой.

Советы:
• Начинайте достигать ГЦ прямо с понедельника, не откладывайте.
• Обязательно указывайте общее время, которое понадобится на выполнение задачи. Добавьте 30% времени сверху на отвлечения и непредвиденные обстоятельства.
• Планируйте масштабно! В примере выше менеджер вполне может за счет данных действий возвратить и 10 потерянных Клиентов - и это отличный результат.

Крутая команда не получается сама по себе. Руководителю нужно вкладываться в команду, обучать и поддерживать своих сотрудников. В таком случае каждый член команды будет самостоятельным, проактивным и смелым, и руководителю не придется всю неделю заниматься рутиной. Вы вкладываетесь в своих сотрудников, а они не тревожат вас мелкими проблемами. В итоге вы можете сосредоточиться на ГЦ, а не бегать по отделу с огнетушителем.

Поэтому на следующем шаге мы запланируем задачи, которые направлены на прокачку команды.

На следующем этапе мы добавим все остальные задачи. У каждого руководителя набор таких задач различается.

На данном шаге сначала добавляйте самые важные задачи, и делегируйте рутинные.

В итоге часть задач просто не уместится в ваш рабочий график. И это отлично.

Для начала следует успокоиться. Все идет по плану.

Помните, что особенность тайм-менеджмента руководителя в том, что времени на все задачи никогда не хватит.

Поэтому мы дадим несколько рекомендаций для таких задач:
• Привыкните к мысли, что если вы перенесете какую-нибудь малозначимую встречу, то ничего плохого не случится, а если не закроете ГЦ за неделю - это будет провал!
• Делегируйте всё, что можно делегировать. Скорее всего вы делегируете своим сотрудникам слишком мало задач.
• Если у вас есть регулярная рутинная задача, например сбор данных для отчета или участие в ненужном совещании, то автоматизируйте эту задачу. В одну из недель поставьте Главной Целью: "Автоматизировать процесс сбора данных для отчета" или "Определить такой порядок коммуникаций с маркетингом, чтобы не проводить двухчасовых пустых совещаний". Да, вы потратите одну неделю, но сэкономите время на годы вперед.
• Просто откажитесь от самых бесполезных задач и встреч. Это требует силы воли, но иногда следует сказать своему руководителю, что у вас больше нет времени на четырехчасовые планерки. Он поймет.

Надеемся, что статья поможет вам увеличить эффективность постановки целей!