Пять шагов Илона Маска для улучшения процессов

Найдите процесс, который работает плохо и не устраивает вас и ваших коллег. Подготовьтесь, соберите все данные по этому процессу, выделите себе 1-2 часа свободного времени без отвлечений.

Что ж, приступим!

Действительно, каждый процесс должен достичь определенных требований. Например:

Проверьте требования процесса! Задавайте глупые вопросы и перепроверяйте каждое требование:
• Почему мы не можем перечислять зарплату на карточку? Кто это решил?
• Почему мы обязаны продавать именно моющие средства? Есть какая-то экономическая необходимость?
• Почему договор согласовывается две недели? Куда тратится столько времени?
• Разве может менеджер по продажам проверять юридические документы? У него же нет нужных компетенций!

В итоге вы можете выяснить, что:
• Зарплату выдают на руки только потому, что бухгалтерия никогда об этом не задумывалась и ей так удобнее (а всем остальным сотрудникам компании - нет).
• Моющие средства год назад скопились на складе, и были введены срочные меры. Но с тех пор такой проблемы нет.
• Юрист взял времени "с запасом", а на самом деле договор согласовывается в течение 1-2 дней максимум. А клиент ждет и ждет...
• Менеджер должен заверять документы просто потому, что юрист боится брать на себя ответственность.

При проверке требований ответы “всегда так было”, “потому что так надо” или “генеральный директор 5 лет назад сказал так делать” будут свидетельствовать о том, что у процесса есть проблемы.

В экстремальных ситуациях окажется, что процесс вообще не нужен и его можно спокойно удалить.

После проверки требований приступайте к следующему шагу.

Пришла пора взять ножницы и вырезать всё лишнее. Здесь, как и на первом шаге, вам придется побыть скептиком и задавать следующие вопросы:
• Мы можем вообще не согласовывать этот договор?
• Нужно ли менеджеру заполнять этот отчет?
• Зачем нам вообще эта должность?
• Можно ли ограничиться одним слоем краски вместо двух?

Как говорит сам Илон Маск, если вы не удалили столько, что потом пришлось что-то возвращать, то вы не удалили достаточно.

Теперь обратите свое внимание на все элементы процесса, которые остались. Являются ли они настолько простыми, насколько могут быть?

Задайте себе следующие вопросы:
• Какие элементы процесса требуют инструкций и регламентов? Упростите их так, чтобы даже ребенок понял, что надо делать.
• Если инструкции все еще нужны, то являются ли они настолько простыми, насколько возможно? Чаще используйте видео и комиксы, и избавляйтесь от больших объемов текста.
• Базы Данных - насколько они сложны?
• Есть ли у вас инструменты, с которыми очень непросто работать?

Теперь мы приходит к необходимости ускорить процесс и сделать так, чтобы от момента старта до момента финиша проходило как можно меньше времени.

Поэтому ускорьте все, что можно ускорить. Многие процессы, занимающие дни, на самом деле могут занимать минуты. Например типичный срок согласования документа у юриста составляет 10 рабочих дней. При этом само согласование занимает 1 час. Нет никаких объективных причин, по которым у юриста должно быть столько времени про запас! Цикл можно сократить до одного часа, и избавить всех от бессмысленных ожиданий.

Идеальный процесс - мгновенный. Всегда можно добиться ускорения.

Илон Маск всегда задает вопросы о том, можно ли производить машины Tesla еще быстрее? Хотя эта компания производит автомобили как минимум в пять раз быстрее, чем ближайшие конкуренты.

Примеры:
• Если конвейерная лента едет со скоростью Х, то можно ли ее запустить со скоростью х2?
• Если люди сначала делают действие А, а через 2 часа действие Б, то можно ли сделать А и Б сразу?

Поэтому к любой автоматизации мы приступаем на последнем шаге, когда процесс устоялся и точно работает так, как мы планировали.

Для автоматизации обычно используют:
• Средства CRM (роботы, воронки, уведомления, создание документов по шаблону)
• Макросы в Google таблицах.
• Кастомные разработки на различных языках программирования.
• Шаблоны документов.

После первых четырех шагов вы заметите, что некоторые процессы просто не нужно автоматизировать. Они стали настолько удобными и простыми, что больше не надо подключать какие-то технические усовершенствования. Все работает и так.